摘 要：為了揭示我國電子檔案研究的主題分布，從電子檔案管理流程視角切入，以電子檔案相關(guān)研究文獻為數(shù)據(jù)來源，對電子檔案管理的信息技術(shù)環(huán)境、電子文件的歸檔管理、電子檔案的管理與處置和電子檔案的利用等 四個研究主題進行了分析。結(jié)果發(fā)現(xiàn)，研究較多關(guān)注文件和檔案管理系統(tǒng)功能設(shè)計、新型電子文件的歸檔可行性、 單套制歸檔、存儲、備份和關(guān)聯(lián)利用的問題，但其基礎(chǔ)設(shè)施、編目、著錄、鑒定與銷毀等研究問題受關(guān)注較少，同時， 知識圖譜等新興技術(shù)在電子檔案中的應(yīng)用以及資源的社會化開發(fā)、交互推送服務(wù)等新型開發(fā)利用模式成為研究的新熱點。

　　關(guān)鍵詞：電子檔案;管理流程;電子文件;研究主題

　　0 引言

　　進入 21 世紀(jì)后，我國檔案信息化建設(shè)正式開展，特別是 2002 年國家檔案局發(fā)布的《全國檔案信息 化實施綱要》將檔案信息化納入了國家信息化建設(shè)的格局。至今二十年來，檔案信息化建設(shè)一直是檔案 學(xué)研究的重點，而作為其核心的電子檔案相關(guān)研究是最大的熱點之一。但本文經(jīng)過初步的文獻調(diào)研，發(fā) 現(xiàn)我國對“電子檔案”的研究有相當(dāng)一部分“隱匿”于“電子文件”的身后，尤其是 2002 年的《電子 文件歸檔與管理規(guī)范》(GB/T 18894-2002)頒布之后，學(xué)界掀起了對“電子文件”研究的熱潮，相比 之下，“電子檔案”在學(xué)界并沒有得到足夠多的關(guān)注。

　　檔案論文范例：事業(yè)單位檔案管理創(chuàng)新實踐分析

　　而從 2014 年開始，業(yè)界對“電子檔案”的關(guān)注 度逐漸升高，比如《電子檔案管理基本術(shù)語》(DA/T 58—2014)(以下簡稱《術(shù)語》)和《電子文件 歸檔與電子檔案管理規(guī)范》(GB/T 18894—2016)(以下簡稱《規(guī)范》)，特別是 2021 年實施的新《檔 案法》第五章“檔案信息化建設(shè)”首次以法律條文的形式確認了電子檔案的法律效力，并對電子檔案的 合法要件做出了明確規(guī)定 [1]。種種政策法規(guī)標(biāo)準(zhǔn)都傳遞出了一個信息：檔案界已經(jīng)進入電子檔案管理的 時代，因此有必要對電子檔案管理的已有研究進行一定的關(guān)注。 回顧已有的研究，較有代表性的有：文獻 [2] 指出近五年電子文件的研究熱點主要集中在電子文件的 單軌制和單套制、電子文件的管理模式、電子文件的長期保存這三個方面。有文獻 [3] 通過關(guān)鍵詞聚類歸 納出電子文件元數(shù)據(jù)、電子檔案、計算機外圍設(shè)備、檔案學(xué)會、技術(shù)檔案、大數(shù)據(jù)、檔案法、檔案信息 化建設(shè)、管理這九大研究主題，還有文獻 [4] 通過關(guān)鍵詞歸納出了電子文件管理研究的 4 個特征，也有文 獻 [5] 歸納分析了 1979—2020 年三個時間階段的研究主題。

　　文獻 [6] 通過文獻關(guān)鍵詞詞頻與共現(xiàn)分析，歸 納出檔案管理、電子文件和電子檔案等主要研究方向，以及電子檔案、檔案事務(wù)、檔案信息化、文件、 檔案機構(gòu)和檔案人等研究主題。 在上述研究中，本文發(fā)現(xiàn)：研究的主題分類方法主要停留在關(guān)鍵詞的聚類分析上，沒有對具體主題 展開分析，且研究主題的劃分也存在一定的交叉。基于此，本文擬從電子檔案管理流程的視角切入，對2000—2020 年我國電子檔案相關(guān)文獻的研究主題進行再次梳理與分析，以揭示電子檔案研究的主題分布 與主要方向，以期為檔案界后期的相關(guān)研究提供一定的幫助。

　　1 研究過程

　　1.1 概念限定

　　針對現(xiàn)有研究，本文認為有必要先明晰電子檔案的概念。我們在對相關(guān)研究進行進一步解讀后發(fā)現(xiàn)， 有些文章雖以“電子文件”為標(biāo)題，但實際上其主要研究的是電子文件歸檔后的電子檔案管理活動。由 此可知，當(dāng)前檔案界依然存在對“電子檔案”與“電子文件”二者定位與關(guān)系認知不清晰的現(xiàn)象。早在 2010 年，文獻 [7] 就指出了電子文件與電子檔案概念使用混淆的現(xiàn)象及其背后的本質(zhì)原因，很大一部分 原因是來自對國外文獻的翻譯錯誤，即大多文獻將“Record”錯譯為“文件”，而不是其真正指代的“檔 案”，因此生出了諸多誤會，這也在一定程度上助長了檔案界對“電子文件”的研究熱度。

　　對于“電子文件”，我們可以從兩個角度理解 [8]：一是大電子文件概念，即涵蓋整個電子文件生命 周期，從電子文件形成、辦理到歸檔、移交再到最后長期保存和利用;另一個是小電子文件概念，即在 形成和辦理階段稱之為“電子文件”，在歸檔以后就叫“電子檔案”，檔案室階段和移交檔案館長期保 存處理階段都稱之為“電子檔案”。根據(jù)《術(shù)語》，電子檔案指“具有憑證、查考和保存價值并歸檔保 存的電子文件”。而電子文件指“國家機構(gòu)、社會組織或個人在履行其法定職責(zé)或處理事務(wù)過程中，通 過計算機等電子設(shè)備形成、辦理、傳輸和存儲的數(shù)字格式的各種信息記錄”。

　　因此，要研究電子檔案，無法繞過“電子文件”。為了避免混淆并回應(yīng)電子檔案管理時代的到來， 本文所指電子文件為小電子文件概念。從工作流程上來看，電子檔案是由電子文件及其相關(guān)信息經(jīng)過歸 檔形成的，可以將電子文件和電子檔案看作是前身和后世的關(guān)系。從責(zé)任主體上看，電子文件由電子文 件形成或辦理部門歸檔成為電子檔案后，就由檔案部門負責(zé)其后續(xù)的管理工作，而保管期限為永久的電 子檔案及其元數(shù)據(jù)自形成之日起 5 年內(nèi)還應(yīng)向同級的國家綜合檔案館移交。

　　1.2 研究框架

　　已有研究大多是基于關(guān)鍵詞，通過關(guān)鍵詞聚類等計量方法歸納出研究主題，但其研究結(jié)果并沒有和 電子檔案的實踐工作相結(jié)合，本文認為理論研究也應(yīng)該建立在實踐工作的基礎(chǔ)上，因此本文選擇從電子 檔案工作流程的視角切入，將文獻探討的具體問題與各個管理環(huán)節(jié)相對應(yīng)，將理論與實踐進行更好的結(jié) 合。而《規(guī)范》可以為本文的研究視角提供一個基礎(chǔ)參照，因其規(guī)定了在公務(wù)活動中產(chǎn)生的，具有保存 價值的電子文件的收集、整理、歸檔與電子檔案的編目、管理與處置的一般方法。

　　其中，其將電子檔案 的管理流程分為業(yè)務(wù)系統(tǒng)與電子檔案管理系統(tǒng)、電子文件歸檔范圍、電子文件的收集與整理、電子文件 歸檔與電子檔案編目、電子檔案的管理、電子檔案的處置等六大環(huán)節(jié)。本文在此基礎(chǔ)上，將第一個環(huán)節(jié) 調(diào)整為“電子檔案的信息技術(shù)環(huán)境”，并主要關(guān)注電子文件歸檔系統(tǒng)、電子檔案管理系統(tǒng)和檔案信息化 基礎(chǔ)設(shè)施等相關(guān)內(nèi)容，再將其二、三、四環(huán)節(jié)合并為“電子文件的歸檔管理”，但其中“電子文件的收 集與整理”指的是電子檔案前端的小電子文件管理活動，不屬于本文的重點討論范圍，又將第五、六環(huán) 節(jié)合并為“電子檔案的管理與處置”，此外，為了更好地體現(xiàn)檔案工作的最終目的——為社會提供利用 這一特性，本文將第五環(huán)節(jié)中的“電子檔案的利用”獨立出來成為本文研究的重點環(huán)節(jié)之一，主要涉及 電子檔案的整合與開發(fā)、服務(wù)與利用等內(nèi)容。至此，本文形成了電子檔案管理的信息技術(shù)環(huán)境、電子文 件的歸檔管理、電子檔案的管理與處置和電子檔案的利用這四大研究主題。

　　2 主題分析

　　2.1 基礎(chǔ)概念和信息技術(shù)環(huán)境

　　電子檔案的概念應(yīng)該是每個檔案工作者都要首先明晰的內(nèi)容，因此本文將本來被歸在其他類的關(guān)于 電子檔案相關(guān)基礎(chǔ)概念的文獻提到首位論述。

　　2.1.1 基礎(chǔ)概念 由于我國檔案信息化進程晚于發(fā)達國家，在起步階段對發(fā)達國家相關(guān)成果的翻譯和介紹給檔案界的 概念使用帶來了很大的影響，很長一段時期以來，檔案界偏向以“大文件觀”的視角來探討實為檔案工 作者的工作內(nèi)容。關(guān)于電子檔案和電子文件之間的概念區(qū)分，蔡學(xué)美 [9] 指出，電子檔案是由電子文件經(jīng) 過歸檔環(huán)節(jié)而來的，電子檔案的電子形式是原生的，來源于電子文件。二者是信息化條件下文件檔案生 命周期的兩個階段，電子文件是前端，電子檔案是后端。而數(shù)字檔案是數(shù)字檔案館館藏數(shù)字資源的總稱。

　　所包含的概念大于電子檔案，因其除了電子檔案，還包括紙質(zhì)等傳統(tǒng)載體轉(zhuǎn)換生成的數(shù)字化檔案等。不過， 早在我國電子文件和電子檔案研究剛起步不久的 2000 年，就有文獻 [10] 提醒到，不論是電子文件還是電子檔案，不能過分強調(diào)其形式，其本質(zhì)都是文件或檔案，“電子文件”或“電子檔案”也會像“機讀檔案” 一樣，只是一個過渡性的詞匯，最終仍要回到文件或檔案這樣一些基本概念上來。除此之外，還有文獻 [11] 在對新《檔案法》中電子檔案的“要素合規(guī)”作了詳細解讀的基礎(chǔ)上，把電子檔案要素內(nèi)容概括為背景 要素、案卷要素、形成要素、管理要素和效力要素等。

　　3 結(jié)語

　　根據(jù)前文的研究發(fā)現(xiàn)，相關(guān)的研究內(nèi)容越來越廣泛和豐富，“電子檔案管理的信息技術(shù)環(huán)境”這一 主題中的文獻較多關(guān)注文件和檔案管理系統(tǒng)功能設(shè)計方面的問題，而對檔案信息化基礎(chǔ)設(shè)施相關(guān)問題鮮 少涉及;在“電子文件的歸檔管理”主題下，受到關(guān)注較多的是網(wǎng)絡(luò)信息資源這一類新型電子文件的歸 檔必要性、可行性等問題以及單、雙套制歸檔問題，電子檔案的編目與著錄問題鮮少受到關(guān)注;在“電 子檔案的管理與處置”主題下，受到關(guān)注最多的是電子檔案的存儲和備份問題，較少文獻涉及電子檔案 的鑒定與銷毀問題;在“電子檔案的利用”主題下，關(guān)聯(lián)利用的研究具有較為持久的熱度。 從縱向的時間階段上來看，我國電子檔案的早期研究主要是從大文件觀的視角對電子文件的管理系 統(tǒng)、歸檔管理等相關(guān)問題進行探討，而后期隨著“電子檔案”與“電子文件”相關(guān)概念在檔案工作中逐 漸明確，特別是《術(shù)語》確立了電子檔案在我國檔案工作中的重要地位之后，直接以“電子檔案”為研 究對象的文獻逐漸增多。

　　而近五年來，區(qū)塊鏈 [24]、知識圖譜 [32] 等新興技術(shù)在電子檔案中的應(yīng)用以及資 源的社會化開發(fā) [36]、交互推送服務(wù) [37] 等新型開發(fā)利用模式成為研究的新熱點，這表明了學(xué)科交叉與融 合的程度逐漸加深。 另外，在上述研究過程中，本文還發(fā)現(xiàn)其中面向?qū)嵤┑膶嵺`研究主要為對國外電子檔案管理實踐的 介紹和分析，對國內(nèi)實踐的研究還有待拓展。需要指出的是，由于本文的樣本量較窄，研究文獻僅限于 少數(shù)期刊，必然有一定的局限性，在研究路線上還有待改進，比如可考慮將樣本量擴大到所有核心期刊， 并結(jié)合文獻定量分析方法，對電子檔案的研究主題進行更全面的分析，期待有更多學(xué)者來進行完善，描 繪出更全面的我國電子檔案研究圖景。

　　作者：許臻 顏祥林