公路建設是國家交通基礎設施建設的重要內(nèi)容，隨著公路事業(yè)的不斷發(fā)展，逐漸形成和累積了大量的公路工程檔案。構成建設項目相關檔案的文件材料，如實系統(tǒng)的反映了工程建設過程中完整真實的情況，是全面鑒定工程質(zhì)量，日后查明事故原因、追究事故責任的重要依據(jù)。一個公路建設項目從規(guī)劃、立項、施工到竣工驗收，期間的內(nèi)容和軌跡是用檔案材料予以記載和確認的，檔案材料不僅是項目管理狀況的鏡子，工程建設過程的見證，更重要的是它反映出了整個項目的質(zhì)量情況，可以說對檔案管理工作的重視就是對工程建設本身的重視。由于公路建設具有投資大、周期長、環(huán)節(jié)多、施工單位多等行業(yè)特點，決定了檔案形成的種類多、數(shù)量大，因此探究公路工程檔案工作如何科學有效的管理是相當有必要的。下面就圍繞著公路工程建設過程的三個階段淺略的分析一下當前公路工程檔案的現(xiàn)狀。

　　一、公路工程建設前期階段

　　這是工程建設的最初階段，規(guī)劃、設計、勘察、立項、批復、招投標等重要文件資料都在這個時期產(chǎn)生，由于公路工程建設的工期相對較長，所以將此時生成的資料及時收集保管尤為重要，這也是確保工程竣工時整個工程檔案完整齊全的基礎和根本。公路工程的建設過程，也是公路建設檔案形成的過程，在工程建設的各個階段，檔案工作必須有超前意識，也就是在前期就要做好對后面兩個階段管理的準備，才能有效地控制工程檔案的質(zhì)量。

　　公路工程招投標制度和工程監(jiān)理制度的實施，使公路工程項目設計、施工和監(jiān)理必須經(jīng)過嚴格招投標，并簽訂合同協(xié)議后才開始實施，這為實行工程檔案管理的超前控制提供了契機。工程合同既有計劃的功能也具備法律的效力，如果能在工程合同中增加訂立有關工程檔案管理條款，這樣就可以使之后的工程檔案管理做到“有法可依”了。將工程檔案的收集、整理和歸檔工作作為合同或協(xié)議的一項條款確立下來，對竣工檔案的歸檔份數(shù)、時間、質(zhì)量和違約等提出具體的要求，并明確規(guī)定把工程預留款的部分或全部作為工程檔案抵押金，單獨立賬，不得挪作他用，由此可以引起施工單位及其承包商足夠的重視。明確乙方是工程檔案積累的第一責任人和確立了工程檔案抵押金，這就使工程檔案的收集、立卷、歸檔工作通過法律和經(jīng)濟手段得到保證。可以從工程合同的層面上有效管理工程檔案，那當然會顯著提高了工程檔案管理的水平和工程整體管理的水平。如今我們在實際的工程管理中還沒有將檔案管理的內(nèi)容體現(xiàn)在相關的合同條款中，因此對于施工資料的質(zhì)量和齊全程度是缺乏約束性的，這就需要我們檔案工作者花更多的時間和精力在項目的每個進程中，確保每個階段的資料完整齊全，并在今后的日子里逐步實現(xiàn)合同規(guī)范檔案的設想。

　　二、公路工程建設施工階段

　　施工階段是工程檔案大量生成的時期，往往一道工序所需資料就能達十幾二十張甚至上百張，那么，一個單位工程或者一個分項下來，數(shù)量就越積越多。如果不在資料產(chǎn)生源頭抓，等工程建設快結束時再收集，可想而知因此而增加的工作量及工作難度有多大，同時也更加容易造成資料的丟失。當前，很多施工單位在這方面的管理與工程建設進度是嚴重脫節(jié)的，尤其是工程開工初期，因工程項目管理制度、控制措施、各方人員配備尚未完全到齊，常常會造成對已形成的文件資料管理無序而導致散失。再加上一個工程建設中所涉及的資料管理人員管理水平參差不齊，整理資料的方式方法都各有千秋，因此，就很有必要從施工正式開始的那一刻，嚴格監(jiān)督和檢查施工單位的檔案工作。

　　在公路工程建設過程中，重點難點也就是工程建設的施工資料，因其產(chǎn)生的量大，周期長，稍有不慎就會產(chǎn)生很多問題，所以在檔案管理中應注重每一張資料的質(zhì)量，包括內(nèi)容是否真實、填寫是否規(guī)范、工序是否合理、數(shù)據(jù)是否準確等等。那么要在這個階段對所有形成的資料作到有效控制，檔案管理人員光有檔案管理經(jīng)驗是不夠的，還必須掌握相關的專業(yè)知識，了解有關的規(guī)范標準，如：《公路工程質(zhì)量檢驗評定標準》、《公路工程施工質(zhì)量驗收規(guī)范》以及交通部發(fā)的《公路工程竣(交)工驗收辦法與實施細則》等，時刻關注工程進度，確保內(nèi)外業(yè)同步。如今在施工期間，隱蔽工程的質(zhì)量保證資料極為重要，也是工程竣工驗收時，質(zhì)監(jiān)部門檢查的重中之重，這些資料是工程質(zhì)量和監(jiān)督過程的實際記錄，真實的反映了這期間的工程質(zhì)量情況，為工程竣工后正常使用提供了依據(jù)和保證，同時也可以為工程使用過程出現(xiàn)的質(zhì)量問題，提供技術參考數(shù)據(jù)和補救措施。可見，做好質(zhì)量保證資料是相當重要的，因此作為一名從事工程檔案管理的工作者，就很有必要去加強工程技術這方面的學習和研究，努力將自己培養(yǎng)成為一名復合型的檔案管理人員，這樣才能在施工過程中有目的有重點地去檢查施工單位的內(nèi)業(yè)資料，才能在檢查過程中真正的發(fā)現(xiàn)問題、提前去解決問題，從而做到對檔案工作的有力控制，為整個工程項目提供實際有效的管理。

　　三、公路工程竣工驗收階段

　　目前我們的竣工驗收，檔案和實體工程是分開的，實體工程是由公路質(zhì)監(jiān)部門驗收然后出竣工驗收報告單，而整套的竣工檔案是由檔案管理部門實施驗收然后出具驗收證書，而且檔案的驗收可能是在工程竣工的一年甚至若干年后，這就又多了一個會使檔案缺失的可能。所以，又要回到剛才第一階段提到的合同制約，如果簽訂合同時明確了檔案管理相關條款，那就可以對文件資料不齊全，歸檔不規(guī)范的單位工程，堅決不予驗收，從而督促施工單位在施工期間必須將內(nèi)業(yè)資料作為一個重點，不容疏忽或輕視。工程竣工時，施工單位如能保質(zhì)保量移交合格的工程檔案，并通過質(zhì)監(jiān)部門和檔案部門的驗收，才能根據(jù)合同如數(shù)退還檔案抵押金，否則就退回，根據(jù)先前規(guī)定的檔案整理要求重新整理。經(jīng)過多次整理仍達不到標準要求，可以根據(jù)這項工程的案卷情況，按有關合同條款的規(guī)定在工程結算時扣罰部分或全部檔案抵押金。只有嚴格把好單位工程竣工檔案的驗收關，才能為整個工程竣工檔案驗收打下堅實的基礎。

　　總之，公路工程檔案管理是公路工程項目管理中的一項重要工作，建立好一組系統(tǒng)、完整、規(guī)范的公路工程檔案，可以有效地提高公路建設項目的管理水平。當然，也要重視檔案人才的培養(yǎng)，加強各單位之間檔案管理人員的溝通與交流，取長補短，提高工程技術人員的檔案意識，實現(xiàn)工程檔案管理的信息化，才能進一步提高工程檔案的管理水平，有效控制工程檔案的質(zhì)量，滿足日益增長的檔案利用需求。